E-Fatura Nedir? Kimler kesmek zorunda?
E-fatura, kağıt faturanın yasal olarak birebir karşılığı. Tek farkı, elektronik ortamda düzenlenip GİB altyapısı üzerinden iletilmesi. Bu rehberde e-faturanın ne olduğunu, kağıt faturadan nerede ayrıldığını, kimler için zorunlu olduğunu ve Faturix’le nasıl başlayacağınızı anlatıyoruz.
E-fatura tam olarak nedir?
E-fatura, bir satışta kestiğiniz faturanın kağıda dökülmek yerine elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi ve saklanması demek. Belge mali mühür ya da e-imzayla imzalanır; Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği standart formatta, yani UBL-TR / XML olarak düzenlenir.
Burada karıştırılan bir nokta var: kağıt fatura ile e-fatura arasında hukuki açıdan hiçbir fark yoktur. İkisinin de yasal geçerliliği aynı. Değişen tek şey, belgenin nasıl oluşturulduğu, nasıl gönderildiği ve nerede saklandığı. E-faturada bunların hepsi GİB’in resmi altyapısı üzerinden, dijital olarak yürür.
E-fatura tek başına değil; e-arşiv, e-irsaliye ve e-defter gibi e-dönüşüm uygulamalarıyla aynı ailenin parçası. Hangi işletme hangi kapsama giriyorsa, o uygulamalara dahil olup faturasını elektronik kesmeye başlıyor.
E-fatura ile kağıt fatura arasındaki fark
Yasal değer ikisinde de aynı. Değişen, faturanın nasıl kesilip nasıl saklandığı.
Aynı gün ulaşır
Belge GİB üzerinden karşı tarafa ulaşır. Postaya verip günlerce beklemek, kargo takibi yapmak yok.
Hukuki geçerlilik
Mali mühür ya da e-imzayla düzenlenir. Kağıt faturanın taşıdığı yasal değerin aynısını taşır.
Arşiv derdi biter
Belgeler elektronik ortamda durur. Klasör, dosyalama, depo derdi ortadan kalkar.
Daha az masraf
Kağıt, toner ve kargo gideri olmadan fatura kesersiniz. Elle yazmaktan doğan hatalar da azalır.
E-faturayı kimler kesmek zorunda?
Kimin zorunlu olduğunu GİB’in yayımladığı tebliğler belirliyor ve bu kapsam her yıl biraz daha genişliyor. Genel çerçeve şöyle:
- GİB’in belirlediği ciro (brüt satış hasılatı) eşiğini aşan mükellefler.
- E-ticaret yapan, aracı hizmet sağlayan ve internet üzerinden satış gerçekleştiren belirli işletmeler.
- Akaryakıt, sebze-meyve komisyonculuğu gibi sektörü gereği kapsama alınan mükellefler.
- Önceki yıllarda e-faturaya geçmiş ve zorunluluğu hâlâ süren işletmeler.
Ciro eşiği ve sektör listesi tebliğlerle değiştiği için, tam olarak siz kapsama giriyor musunuz, bunu vergi dairenize ya da mali müşavirinize sormakta fayda var. Kapsama girmiyor olsanız bile e-faturayı gönüllü kullanabilirsiniz; pek çok işletme zorunlu olmadan da geçiyor.
E-faturanın işletmenize faydaları
- Fatura aynı gün karşı tarafa ulaştığı için tahsilatınız beklemede kalmaz.
- Baskı, kağıt, kargo ve fiziksel arşivin getirdiği masraflar ortadan kalkar.
- Belgeler GİB tarafında kayıtlı olduğu için “fatura kayboldu” diye bir sorun yaşamazsınız.
- Seri ve numara otomatik atandığından, elle takipte çıkan karışıklıklar yaşanmaz.
- KDV, tevkifat ve istisna hesapları mevzuata uygun biçimde yapılır.
- Gelen ve giden faturalar ön muhasebenizle aynı yerde durur, ayrı ayrı kayıt tutmazsınız.
E-faturaya geçmek 3 adım
Entegratör bağlantısı bizde. Sizin işiniz faturayı kesmek.
Hesabı açın
Faturix’e kaydolun. Mali mühür ya da e-imzanızla GİB e-fatura aktivasyonunuzu birlikte tanımlayalım.
VKN’yi yazın
Alıcının VKN ya da TCKN’sini girin. Mükellef mi, ünvanı ne — bilgi gelir, cari adı kendiliğinden dolar.
Faturayı gönderin
Senaryoyu, seriyi ve numarayı Faturix belirler. Belge GİB üzerinden karşı tarafa iletilir.
E-fatura hakkında sık sorulanlar
Cevabını burada bulamadıysanız bize yazın, dönelim.
E-fatura nedir, kısaca?
Kağıt faturayla aynı yasal değere sahip, ama elektronik ortamda düzenlenip iletilen ve saklanan fatura. Alıcıya GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) altyapısı üzerinden ulaşır; geçerliliğini de mali mühür ya da e-imzadan alır.
E-faturayı kimler kesmek zorunda?
İki gruba ayrılıyor. Birincisi, GİB’in açıkladığı ciro eşiğini aşan mükellefler. İkincisi, sektörü gereği kapsama alınanlar; e-ticaret yapanlar, akaryakıt ve sebze-meyve komisyonculuğu gibi alanlar buna örnek. Zorunlu olmasanız bile e-fatura ya da e-arşivi gönüllü kullanabilirsiniz.
E-fatura ile e-arşiv arasındaki fark nedir?
Belirleyen şey alıcı. Alıcı GİB e-fatura mükellefiyse belge e-fatura olarak, kapalı sistemde posta kutusu üzerinden gider. Mükellef değilse e-arşiv kesilir. Faturix bunu alıcının VKN’sinden sorgulayıp doğru tipi kendisi seçtiği için sizin ayrıca uğraşmanıza gerek kalmaz.
E-fatura nasıl alınır, nasıl başvurulur?
Önce GİB nezdinde e-fatura uygulamasına dahil olmanız gerekir; bunun için mali mühür ya da e-imza şart. Başvuru ve teknik bağlantı kısmını bir özel entegratörle çalışarak halledebilirsiniz. Faturix entegratör bağlantısını sizin için kurar.
E-fatura mükellefi değilsem fatura kesemez miyim?
Kesersiniz. Mükellef değilseniz alıcılarınıza e-arşiv fatura düzenlersiniz. Bu arada Faturix’in ön muhasebe tarafını (cari, tahsilat, kasa-banka, stok, raporlar) sınırsız kullanırsınız.
E-faturanın kağıt çıktısı geçerli mi?
Belgenin aslı elektronik nüsha. Çıktı almak elbette mümkün, ama o yalnızca bilgi amaçlı; hukuki geçerlilik elektronik nüshadan ve GİB kayıtlarından gelir. Belgeyi PDF, HTML veya XML olarak panelinizden indirebilirsiniz.
E-faturaya bugün geçin, 200 kontör hediye sizin
İlk faturanızı bugün kesin; cari, tahsilat ve kasanız da aynı yerde dursun. 14 gün ücretsiz, kart bilgisi istemiyoruz.
- 14 gün ücretsiz
- 200 kontör hediye
- Kredi kartı gerekmez